Digitalizirana i modernizirana arhiva Općine Bizovac

0

Čelništvo Općine Bizovac prepoznalo je da je dokumentacija i dokumentarna građa  koja se stvara u Općini, izvor informacija koje su vrijedan resurs i važna poslovna imovina kako za Općinu tako i za građane. Iz toga razloga nametnulo se pitanje kako sustavno upravljati dokumentacijom i dokumentarnom građom koju posjeduje kako bi se osigurala njegova zaštita, a u svrhu efikasnosti izvršavanja poslova, dokaznog sredstva o postupcima, odgovornošću i informacijama o aktivnostima same Općine, te da se uspostave poslovni, osobni i kulturni identitet i očuva  osobno i kolektivno pamćenje.

Stupanjem na snagu  nove Uredbe o uredskom poslovanju od 1. srpnja 2021. godine, a s krajnjim rokom primjene 1.siječnja 2023.godine, Općina Bizovac je početkom 2022.godine pristupila digitalnoj transformaciji postojećih poslovnih procesa, te stvaranju isključivo digitalnih dokumenata u poslovnim procesima.

-Paralelno s digitalnom transformacijom poslovnih procesa, a u svrhu zaštite i očuvanja, te efikasnijeg upravljanja dokumentacijom koja je nastala na papiru, pristupilo se digitalizaciji postojeće dokumentacije koja je nastala u razdoblju od 1993. godine do 2021. godine sukladno Zakonu o arhivima i arhivskoj građi, te Pravilniku o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva. U sklopu Rješenja, Općina Bizovac je izvršila informatizaciju te nabavila server s informacijskim sustavima za elektroničko upravljanje uredskim poslovanjem i Sustavom za upravljanje dokumentarnim gradivom. U Sustav za upravljanje dokumentarnim gradivom trenutno je digitalizirana kompletna dokumentacija sa 2020. godinom, u ukupnoj količini preko 16.000 predmeta, preko 32.000 podnesaka/akata, te preko 160.000 stranica papira, – otkriva načelnik Općine Bizovac Srećko Vuković o ovom opsežnom projektu dodajući da je svim digitaliziranim dokumentima za korisnike omogućen efikasan online pristup.

Iako se primjenjuju tek kraće vrijeme, digitalni sustavi već su pokazali niz benefita među kojima su efikasno upravljanje poslovnim procesima i smanjenje troškova upravljanja, a osim toga u svakom trenutku se mogu pratiti i nadzirati ili naknadno provjeriti ustrojena i provedena pravila i procesi u uredskom poslovanju (tko preuzima predmet, kada, koliko vremena, te praćenje rokova rješavanja predmeta). Uz to, digitalizacija omogućuje i efikasnije donošenje odluka za tijela upravljanja, olakšava analize i stvaranje potrebnih izvješća. Također utječe i na podizanje produktivnosti rada zaposlenika, jer se automatizacijom procesa kroz automatiziranje rutinskih zadataka dovodi do ušteda u vremenu koje je potrebno za obradu dokumenata (vrijeme kreiranja dokumenta, vrijeme zaprimanja i dostava dokumenta, istovremeni timski rad nad dokumentima itd.). Povećava učinkovitost kroz minimalizaciju grešaka zbog ljudskog faktora kod ručnih/fizičkih/klasičnih radnji, a informacije i dokumenti pristupačni su i odmah dostupni velikom broju dionika istovremeno.

-To nam je izuzetno važno, jer efikasna i kvalitativna uspostava komunikacije sa dionicima, kao i sa drugim ustrojbenim jedinicama, odnosno strankama stvara uštedu u troškovima  komunikacije, ispisa, kopiranja te dostave dokumenata klijentima. Štedi se i na ostalim materijalnim troškovima kao što su manje fizičkog prostora za papir, spremanje dokumenta automatski bez nabavke dodatnih arhivskih jedinica, ormara i ostalog inventara i opreme za spremanje papira, a uspostavlja se i sigurnost informacija i dokumenata i eliminira izloženost krađi podataka,- poručuje načelnik Vuković.